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La tabella pivot rappresenta una delle funzioni più potenti e versatili di Excel, ma anche tra le più sottovalutate e difficili da comprendere.
In molti casi, chi utilizza Excel quotidianamente non conosce o evita di usare le tabelle pivot perché sembrano complicate, troppo tecniche o “solo per esperti”.
Questa guida nasce proprio con l’obiettivo di sfatare questi miti: vedremo insieme cosa sono le tabelle pivot, perché possono rivoluzionare il tuo modo di lavorare con i dati, e soprattutto come si creano e si usano in modo pratico,
Come sempre lo farò con esempi concreti e spiegazioni semplici ma pur sempre professionali visto che sono più di 25 anni che mi occupo di Excel.
Una tabella pivot è uno strumento che consente di riorganizzare, sintetizzare e analizzare grandi quantità di dati in modo rapido e flessibile.
Immagina di avere un elenco lunghissimo di dati, magari migliaia di righe di vendite, fatture o registrazioni, e di voler ottenere una visione d’insieme, suddivisa per cliente, per mese, per area geografica.
Farlo con formule sarebbe complesso e rischioso. Con una tabella pivot, invece, bastano pochi clic.
Le tabelle pivot non si limitano a “mostrare i dati”, ma li trasformano.
Con una tabella pivot puoi contare quante volte compare un valore, sommare importi, calcolare medie o percentuali, raggruppare informazioni per categorie, e costruire rapidamente una rappresentazione chiara dei tuoi dati.
Tutto questo, senza dover conoscere formule complesse o usare strumenti avanzati. È Excel che lavora per te. Ecco il grande vantaggio rispetto alle funzioni tipiche.
Le tabelle pivot sono ideali ogni volta che ti trovi davanti a un elenco dati ben strutturato e hai bisogno di risposte chiare a domande come:
Qual è il totale delle vendite per ogni agente? Quanti clienti ho in ciascuna regione? Qual è il mese con il fatturato più alto? Quali prodotti vendono di più e in quali zone?
In contesti aziendali, accademici o anche personali, le tabelle pivot diventano uno strumento fondamentale per trasformare il caos dei dati in decisioni informate.
Affinché una tabella pivot funzioni correttamente, è importante partire da una base solida.
I dati devono essere ordinati per colonne, con una riga di intestazione ben definita. Ogni colonna deve rappresentare una variabile (es. Data, Prodotto, Quantità, Agente) e ogni riga deve contenere un'osservazione.
In questo articolo ti spiego, in generale, come creare un database in Excel, ma se non vuoi leggere puoi tranquillamente guardarti il video sotto
È essenziale evitare celle vuote tra i dati e utilizzare intestazioni univoche, evitando ambiguità o duplicati.
Un ulteriore passo consigliato è trasformare l’elenco in una Tabella Excel, selezionando i dati e premendo Ctrl + T.
Questo semplice passaggio offre molti vantaggi: la tabella si adatta automaticamente se aggiungi nuovi dati e la tabella pivot collegata potrà aggiornarsi con un clic.
Ti ricordo, se ancora non lo sapessi, che ho proprio realizzato un videocorso su tabelle Pivot e tabelle Excel. Qui sotto trovi la presentazione
Vediamo ora il processo completo per creare una tabella pivot da zero:
A questo punto, la tabella pivot è creata e ora sei pronto per personalizzare la tua analisi.
Il cuore della tabella pivot è il pannello laterale chiamato “Campi tabella pivot”. Qui vedrai l’elenco di tutte le intestazioni di colonna presenti nei tuoi dati.
Per attivarlo clicca una volta all'interno della tabella pivot, vai nella scheda in alto "Analizza tabella pivot" e seleziona il pulsante "Elenco campi"
Il campo Righe rappresenta la struttura principale della tua tabella. Se trascini, ad esempio, “Prodotto” nelle righe, otterrai un elenco dei prodotti unici presenti nei tuoi dati.
Il campo Colonne ti permette di creare una seconda dimensione. Se ad esempio trascini “Mese”, otterrai una vista incrociata prodotti × mesi.
Il campo Valori è dove inserisci la variabile da calcolare (es. somma di vendite, conteggio di righe, media quantità, ecc.). Excel applica un’aggregazione automatica, che può essere modificata.
Il campo Filtro ti consente di scegliere, con un semplice menu a tendina, quali porzioni del tuo dataset analizzare. Ad esempio, puoi filtrare per “Agente” o per “Regione”.
Supponiamo di avere un elenco con le colonne: Prodotto, Gamma, Città, Mese, Fatturato.
Con una tabella pivot possiamo analizzare in pochi secondi tutte queste 5 variabili! giusto per fare un esempio ti mostro cosa intendo in questa foto
L'unica cosa che devi fare è lasciare spazio alla tua creatività e inserire le variabili nei riquadri, ma anche se sbagli la tabella pivot è talmente flessibile che puoi fare tante prove e scambiare ordine e posto delle variabili.
Sotto vedi una foto dei riquadri e nel prossimo paragrafo mettiamo in pratica la flessibilità delle tabelle pivot
Una volta creata, la tabella pivot è completamente dinamica. Puoi modificarla in qualsiasi momento, senza doverla rifare da capo.
Vuoi visualizzare i dati per zona anziché per mese? Basta trascinare “Zona” al posto di “Mese” nel riquadro delle colonne. Il bello della tabella pivot è proprio questa flessibilità: puoi ristrutturare l’analisi in tempo reale.
Puoi ordinare i risultati in modo crescente o decrescente cliccando sulla freccia accanto ai nomi dei campi. Se stai lavorando con date, Excel ti permette anche di raggruppare per mese, trimestre o anno, offrendo una panoramica più strategica.
Il filtro invece ti permette di focalizzarti su una parte specifica del dataset, ad esempio analizzando le vendite solo per una determinata regione o per un singolo cliente.
Per migliorare la leggibilità dei dati, è fondamentale formattare correttamente i valori numerici. Clicca con il tasto destro su uno dei numeri → Impostazioni campo valore → Formato numeri. Da qui puoi selezionare valuta, percentuali, oppure applicare il separatore delle migliaia.
Una tabella chiara è anche più autorevole.
Quando aggiorni i dati originali (aggiungi o modifichi righe), la tabella pivot non si aggiorna automaticamente. Per farlo, clicca all’interno della tabella pivot e seleziona: Dati > Aggiorna tutto oppure clic destro > Aggiorna.
Se i dati sono contenuti in una Tabella Excel, anche le nuove righe saranno incluse automaticamente.
Gli Slicer sono una delle funzionalità più interessanti: ti permettono di filtrare i dati usando pulsanti grandi, visivi, molto utili anche nelle dashboard.
Ad esempio, puoi creare uno slicer per “Città” e cambiare la visualizzazione della tabella semplicemente cliccando su un nome.
In questa foto vedi come entrando in "Analizza tabella pivot" e selezionando "Inserisci filtro dati" ti compare una finestra con tutte le città presenti e cliccando su "Cremona", ti appariranno i dati già filtrati per la città di Cremona.
Le timeline sono una variante degli slicer specifica per le date. Con un selettore temporale puoi isolare un mese, un trimestre o un anno con un clic.
In questo caso il percorso è in "Analizza tabella pivot" e selezionando "Inserisci sequenza temporale". Il concetto è lo stesso ma il filtro è posto sulle date.
Non sei limitato alla somma. Puoi usare il conteggio per sapere quante righe soddisfano una condizione, la media per valutare il valore medio per gruppo, oppure le percentuali per capire quanto incide ogni voce rispetto al totale.
Ogni campo valore può essere personalizzato cliccando su Impostazioni campo valore oppure direttamente nel riquadro cliccando la "i" a fianco del nome del campo.
Con i campi calcolati puoi creare nuove colonne virtuali che combinano i dati esistenti. Esempio: se hai “Prezzo” e “Quantità”, puoi creare un campo “Totale vendite” con la formula = Prezzo * Quantità.
Questo ti permette di arricchire l’analisi senza modificare i dati originali. Attento però a controllare se hai attivato l'opzione INFO.DATI.TAB.PIVOT. (Clicca sul link per vedere il video di spiegazione).
In questo caso ogni qual volta selezionerai una cella dentro la pivot, ti verrà generata una formula che rimarrà fissa per quella cella.
Per ovviare a questa opzione puoi disattivarla oppure digitare nella barra della formula direttamente le coordinate della cella, per esempio M14.
Un grafico pivot è un grafico collegato direttamente a una tabella pivot. A differenza dei grafici standard, questi si aggiornano automaticamente quando filtri o modifichi la tabella. È lo strumento ideale per creare report visivi interattivi e aggiornabili.
Per inserirlo:
Uno dei problemi principali è partire da un elenco con celle vuote, intestazioni ambigue o colonne miste. Questi problemi possono rendere inutilizzabile la tabella pivot. La regola è: dati puliti = pivot funzionale.
Aggiornare la tabella pivot è fondamentale quando i dati cambiano. Spesso ci si dimentica, ottenendo risultati non coerenti con l’elenco aggiornato. Inserire i dati in una Tabella Excel aiuta a evitare questo errore.
Se hai più colonne chiamate “Data” o “Valore”, Excel potrebbe confondersi. Usa nomi chiari e specifici, come “Data ordine” o “Valore fattura”.
Se stai iniziando ora a usare le tabelle pivot, o se hai già provato ma ti sei perso nei dettagli, ho preparato un video corso completo proprio per te.
Tabelle Pivot e Tabelle Excel – Il video corso completo
In questo corso troverai:
È il modo migliore per fare un salto di livello e imparare a usare Excel in modo professionale.ù
La tabella pivot è un alleato potente per chi lavora con i dati. Ti permette di risparmiare tempo, evitare errori e ottenere analisi rapide, flessibili e professionali. Non è solo una funzione per esperti: con la giusta guida, chiunque può imparare a usarla con successo.
Prova a costruirne una oggi stesso, partendo da un file semplice. E se vuoi padroneggiarla davvero, il mio corso è il prossimo passo naturale.
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